Management der Ersatzteile – Vorgehen zur Lösung der Probleme
Im Bereich des Ersatzteilmanagements treten zahlreiche Herausforderungen und Probleme auf. Diesen haben wir uns in einem anderen Artikel gewidmet. Hier beschreiben wir den allgemeinen Lösungsansatz zur Optimierung und Vereinfachung.
Bildung und Vorgabe von Standards
Führt man sich noch einmal die wesentlichen Probleme vor Augen, fällt auf, dass ein Schwerpunkt der Optimierung in der Aufstellung von Verwendungsmaßnahmen der EDV-Systeme und Ersatzteildaten liegen sollte. Zielstellung ist, dass die Daten und Systeme von allen Mitarbeitern einheitlich gepflegt werden. Eine einheitliche Datenpflege ist die Grundlage für qualitativ hochwertige Stammdaten. Diese wiederum verringern den Verwaltungsaufwand und vereinfachen und beschleunigen die Suche und Pflege der Ersatzteile.
Der Mitarbeiter, der sein Ersatzteil sucht, sei es ein Instandhalter, Einkäufer oder Lagerist, wird schneller und sicherer das richtige Ersatzteil finden, wenn gleichartige Ersatzteile immer identisch bezeichnet sind und technische Spezifikationen immer in identischer Art und Weise und im gleichen Datenfeld angelegt sind. So kann der Instandhalter sein Ersatzteil direkt in den Stammdaten finden, weil die Möglichkeiten der Bezeichnung eingegrenzt sind. Er erspart sich das Nachfragen nach dem Lagerort beim Lageristen und weiß direkt in welchem Lager und auf welchem Lagerplatz er nach seinem Ersatzteil suchen muss.
Ist das Ersatzteil nicht vorrätig kann er dem Einkauf direkt die wesentlichen Angaben melden und der Einkauf wird den richtigen Artikel bestellen.
Absicherung der Standards
Abschaltung von Schattensystemen
Hier eine Excel-Arbeitsmappe, dort eine Accessanwendung – Mitarbeiter nutzen oftmals eigene Tools, um ihre Arbeit zu erledigen. Das ist zum Einen Vorteilhaft, da der Mitarbeiter kreativ ist und somit seinen eigenen Arbeitsablauf erleichtert. Andererseits sind diese Tools zu verhindern oder für alle zugänglich zu machen. Das Tool mag dem einzelnen Mitarbeiter helfen, seine Arbeit zu erledigen, ist aber eine Quelle von Dateninkonsistenz und sorgt unter Umständen für Informationsverlust. Hilfreicher ist es, den Lösungsansatz aufzugreifen – das Tool ist mit einem bestimmten Hintergrund erstellt worden, um ein Problem zu beheben, dass der Mitarbeiter bei seiner täglichen Arbeit hat. Zumeist handelt es sich um die „schnelle und einfache“ Ablage von Informationen, welche einfach wiederauffindbar sein sollen.
Haben Sie Ihre ERP-Lösung geändert, upgegradet oder angepasst? Haben Sie sichergestellt, dass die alte Version nicht mehr zur Verfügung steht? Sie riskieren, dass Mitarbeiter mit der alten Software arbeiten. Ihnen gehen somit Informationen verloren.
Sie wollen eine qualitativ hochwertige Datenbasis für Ihre Ersatzteile? Stellen Sie sicher, dass es keine sogenannten Schattensysteme mehr gibt.
Auswertung der Probleme der Mitarbeiter
Warum nutzen die Mitarbeiter Schattensysteme? Warum nutzen sie nicht die ERP-Lösung, die Ihnen bereitgestellt wurde? Stellen Sie diese Frage! Ist z.B. die Suche nach einem Ersatzteil zu aufwendig, ist es effektiv an diesem Punkt anzusetzen.Schaffen Sie Ihrem Mitarbeiter ein Werkzeug, dass direkt mit dem ERP-System verknüpft ist und die Abläufe des Mitarbeiters unterstützt. Findet der Mitarbeiter seine Ersatzteile einfach über das ERP-System wird er keine Schattensysteme pflegen.
Vorschrift zur Erfassung
Sie haben einen allgemeinen Standard zur Datenqualität festgelegt? Die Herausforderung ist es, diesen auch bei neu angelegten Ersatzteilen sicherzustellen und die Fehlerquelle Mensch zu steuern. Unterschiedliche Mitarbeiter haben unterschiedliche Ansichten von Bezeichnungen von Ersatzteilen oder Eingabe von Ersatzteilstammdaten. Die Absicherung der Freiheitsgrade und die Vorgabe gültiger Wertelisten beschleunigt nicht nur die Erfassung neuer Ersatzteile, sie sichert auch die gewünschte Qualtität ab.
Herstellung des Standards
Ausgangssituation
Fassen wir mal die Vorgehensweise bis jetzt zusammen. Sie haben festgelegt, wie der Datenstandard sein soll, dass die Abläufe im Ersatzteilmanagement reibungslos ablaufen. Daraufhin haben Sie abgesichert, dass dieser Standard eingehalten werden kann und die dafür notwendigen Hilfsmittel definiert. Was fehlt sind die bereits vorhandenen Daten im EDV-System. Hier haben wir alle Zustände vorliegen:
- Datenquellen
- Mitarbeiter verwenden Schattensysteme
- es gibt keinen werksübergreifend einheitlichen Datenbestand
- Datenfehler
- unvollständige Datensätze
- individuelle Bezeichnungen und Schreibfehler sowohl bei den Materialkurztexten als auch bei Maß- und Mengeneinheiten, Werkstoffen, Lieferanten etc.
- doppelt gepflegte Artikel (Duplikate)
Es gibt folglich Optimierungspotential in allen Bereichen der Daten.
Erfassung der Datenquellen
Beginnen sollten Sie mit der Ermittlung der Datenquellen. Wir erinnern uns, wir haben ERP-Stammdaten, wir haben eine Excel in der der Lagerist seine Daten führt und möglicherweise noch eine separate Anwendung im Einkauf, wir haben dies allerdings nicht nur lokal sondern in mehreren Standorten. Zur Erreichung der Zielstellungen „einheitliche Datenbasis“ sind diese Datenquellen zunächst zu erfassen und hinsichtlich ihrer Relevanz zu bewerten.
Vereinheitlichung der Stammdaten
Bereiten Sie die Daten jeder Quelle im Anschluss so auf, dass die Daten dem definierten Standard entsprechen. Das bedeutet, es werden alle Artikel hinsichtlich der korrekten Bezeichnung und Feldverwendung (stehen die Angaben im richtigen Datenfeld) geprüft und entsprechend angepasst.
Zusammenführung von Stammdaten
Nachdem die Daten für jede Datenquelle in standardisierter Form vorliegen, fassen Sie Ihre Daten zu EINEM Datenstamm zusammengefasst. Fortan betrachten Sie nur noch eine Datenbasis.
Entfernen von Duplikaten
Da Sie jetzt alle Daten in standardisierter Form vorliegen haben, können Sie prüfen, ob Sie Artikel mehrfach versorgt haben. Diese Artikel sind dann sauber aus dem Datenbestand zu entfernen. „Sauber“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass alle Daten zu den Artikeln, die entfernt werden entsprechend zu behandeln sind. Sie wollen ja Datenleichen loswerden und nicht zusätzliche schaffen.
Ermitteln von fehlenden Angaben
in Ihrem nun bereinigten Datenbestand kann es durchaus vorkommen, dass die Datensätze nicht vollständig gepflegt sind. Bei manchen Ersatzteilen fehlt eine wesentliche Materialangabe, bei einigen fehlen die Angaben zur Bestellung. Diese Daten sollten Sie jetzt systematisch nachpflegen.
Als Ergebnis dieser Schritte erhalten Sie einen sauberen Datenbestand, der Ihre Unternehmensabläufe im Ersatzteilmanagement untersützt und nicht behindert.
Projekt zur Datenoptimierung
Wir haben in diesem Artikel einen Weg skizziert, wie Ihr Unternehmen zu einem sauberen Datenbestand und damit einer aufwandsreduzierten und effektiveren Arbeitsweise im Management der Ersatzteile gelangt. Mit genau dieser Art von Projekten beschäftigen wir uns seit einigen Jahren und haben dort Erfahrungen gesammelt und Ersatzteilkataloge zur Datenanreicherung vorrätig.
Gern gestalten wir für Sie ein maßgeschneidertes Projekt und bringen Ihre Ersatzeile effektiv in Form.